Рахунки та оплати

Створіть рахунок, надішліть його, а щойно запишете оплату — вона потрапляє у ваш дохід. Без повторного введення.

🧾 Ваші рахунки з першого погляду

Відкрийте Рахунки. Угорі три плитки показують головне: що Прострочено, що До оплати протягом 30 днів і ваш Середній час до оплати. Нижче вкладки фільтрують список: Неоплачені, Чернетки, Прострочені та Усі рахунки. Також можна шукати за номером рахунку.

Рахунок завжди перебуває в одному з таких станів: Чернетка, Не надіслано, Надіслано, Оплачено, Оплачено частково, Прострочено або Анульовано. Прострочення й часткову оплату SoloBook визначає сам, тож стежити за ними вручну не потрібно.

✍️ Створіть рахунок

Натисніть Створити рахунок і заповніть:

Клієнт: виберіть наявного або додайте нового кнопкою + Новий клієнт, не залишаючи сторінки.
Дата рахунку та Строк оплати: при отриманні, через певну кількість днів (Net 15, Net 30 або будь-яка кількість днів від 1 до 30) або в обрану дату.
Позиції: опис, кількість і ціна. Якщо ви зберегли свої звичайні послуги в Послугах, SoloBook підказує їх під час введення, тож ставку вводять один раз, а не щомісяця.
Знижка: немає, відсоток або фіксована сума.
Назва податку та Ставка податку, %, якщо у вашому рахунку є податок. Ви вводите те, що застосовується до вас. SoloBook цього не вирішує. Див. Чого SoloBook не робить.
Заголовок і Підзаголовок, Примітки / умови та Нижній колонтитул: вони починаються з ваших значень за замовчуванням із Налаштування → Рахунки (див. розділ про оформлення нижче), і для одного рахунку їх можна змінити.
Номер P.O./S.O. і Договір, якщо ви ними користуєтеся.

Проміжна сума, яку ви бачите під час введення, попередня. Підсумки обчислює сервер SoloBook під час збереження, тож цифри у вашому рахунку завжди ті самі, що й у ваших книгах.

💱 Виставлення рахунку в іншій валюті

Виберіть валюту рахунку. Якщо вона відрізняється від власної валюти бізнесу, потрібен курс обміну. Натисніть Отримати курс, щоб заповнити його за даними Банку Канади на дату рахунку. Якщо курсу немає, SoloBook точно скаже, що йому потрібно.

Валюти, якими ви користуєтеся найчастіше, можна вибрати в Налаштування → Валюти. Вони показуються першими в списку й оцінюються в Огляді.

📤 Надішліть і отримайте оплату

У рахунку можна:

Змінити його;
Надіслати його електронною поштою;
Завантажити PDF;
Записати оплату: вкажіть суму, спосіб (банківський платіж, готівка, чек, картка чи інше) і дату;
Дублювати його, щоб почати новий рахунок на його основі;
Повторювати його, щоб чернетка створювалася сама за розкладом (див. нижче);
Анулювати його або Видалити.

Часткові оплати — це нормально. Запишіть отримане, і рахунок стане Оплачено частково, доки не надійде решта.

Кожна записана вами оплата автоматично проводиться у ваш дохід. Коли те саме надходження пізніше з’явиться в банківському імпорті, SoloBook покаже його як Уже враховано й порахує один раз.

🔁 Повторювані рахунки й нагадування

Якщо ви виставляєте рахунок одному клієнтові за розкладом, відкрийте рахунок і натисніть Повторювати.

Виберіть частоту: щотижня, раз на 2 тижні, щомісяця, раз на 3 місяці, щороку або кожні N днів.
Виберіть дату першого рахунку й закінчення: ніколи, у певну дату або після певної кількості рахунків. Перед збереженням SoloBook покаже найближчі дати.
Натисніть Почати повторювати.

У кожну дату, рано вранці, SoloBook створює чернетку. Клієнтові нічого не надсилається. Чернетку ви перевіряєте й надсилаєте самі. Повторювані рахунки у списку рахунків показують усі розклади: кожен можна призупинити, відновити, пропустити наступний рахунок або завершити. Безкоштовний тариф включає один повторюваний рахунок. Якщо потрібно більше, SoloBook дає посилання на тарифи. Див. Тариф і оплата.

Над списком рахунків панель Що зробити рахує те, що потребує вас: повторювані рахунки для перевірки й надсилання, рахунки, не надіслані понад 3 дні, рахунки, що чекають на оплату, і прострочені. Кожне число відкриває відповідний список.

Щопонеділка, якщо щось потребує уваги, SoloBook може також надіслати вам короткий список електронною поштою. У Налаштування → Обліковий запис цей лист можна ввімкнути чи вимкнути й надсилати на іншу адресу. Нова адреса починає працювати лише після того, як ви відкриєте надіслане на неї посилання для підтвердження.

🎨 Зробіть рахунки «своїми»

Відкрийте Налаштування → Рахунки. Усе, що визначає, як виглядають ваші рахунки і з чого починається новий рахунок, зібрано на одному екрані. Поруч Попередній перегляд показує справжній PDF, намальований за налаштуваннями, які зараз на екрані, тож те, що ви бачите, — це те, що отримає клієнт. Нічого не зберігається, доки ви не натиснете Зберегти, а Скасувати повертає збережені значення. На телефоні натисніть Показати попередній перегляд, щоб його відкрити. Завантажити PDF поруч зберігає попередньо переглянутий рахунок.

Вигляд

Логотип: натисніть Завантажити логотип і виберіть зображення PNG чи JPEG до 1 МБ. Пізніше його можна Замінити або Прибрати. Зніміть позначку Показувати логотип на рахунках, щоб залишити файл, але не показувати його.
Фірмовий колір: виберіть зразок або введіть будь-який hex-колір, наприклад #3F51B5. SoloBook вибирає білий або темний текст для кольорових частин, тож текст лишається читабельним, який би колір ви не обрали.
Шаблон: Сучасний (кольорова шапка таблиці та сіра смуга за сумою до сплати), Модерн (кольорова смуга вгорі та картка для суми до сплати) або Класичний (шапка по центру та таблиця з лініями). Усі три показують ту саму інформацію.
Показувати «Зроблено в SoloBook» унизу рахунків: невеликий рядок унизу сторінки. За замовчуванням вимкнено.

Типові значення рахунку

Кожен новий рахунок починається з них. Будь-яке можна змінити в самому рахунку.

Умови оплати: при отриманні або 7, 14, 15, 30, 45, 60 чи 90 днів. У рахунку буде видно отриману дату оплати.
Заголовок, Підзаголовок (друкується під заголовком, наприклад номер GST/HST), Примітки / умови та Нижній колонтитул.

Стовпці таблиці

Перейменуйте стовпець, вибравши готовий варіант (Позиції чи Продукти чи Послуги; Кількість чи Години; Ціна чи Ставка), або натисніть Своя назва… й введіть назву до 24 символів. Вимкніть Показувати, щоб приховати стовпець кількості, ціни чи суми. Стовпець позиції є завжди.

Ваша адреса та контактні дані на цьому екрані не вказуються. Додайте їх один раз у Налаштування → Бізнес → Контактні дані (адреса, телефон, електронна пошта й вебсайт), і вони друкуватимуться в шапці рахунку.

Кілька речей, які варто знати:

Вигляд (логотип, колір і шаблон) застосовується до всіх ваших рахунків одразу, зокрема вже надісланих: відкрийте або завантажте такий ще раз — він матиме новий вигляд.
Слова (заголовок, підзаголовок, примітки, нижній колонтитул і назви стовпців) копіюються в рахунок під час створення. Зміна типових значень пізніше не переписує рахунки, які ви вже створили.
Ваша адреса та контактні дані підтягуються з налаштувань, поки рахунок є чернеткою чи не надісланий, і лишаються такими, якими були, коли його надіслано.
Змінювати ці налаштування може лише власник бізнесу. Бухгалтери й спостерігачі можуть їх бачити.
Посилання, яке відкриває ваш клієнт, також показує ваш логотип і колір. Акти мають власне оформлення й не змінюються.
Довгий рахунок продовжується на наступних сторінках, і шапка таблиці повторюється на кожній.

👥 Клієнти, договори та послуги

Клієнти: назва, контактні дані, адреса й, за бажання, податковий номер із його видом. Виведіть із обігу клієнта, якому ви більше не виставляєте рахунки.
Договори: угода з клієнтом із номером, датою підписання, валютою за замовчуванням і умовами оплати. Рахунок може на нього посилатися.
Послуги: те, за що ви виставляєте рахунки, і ціна за замовчуванням.

Усі три розташовані в меню під Довідник.

📑 Акти

Якщо вашим клієнтам потрібен акт, документ, що охоплює один або кілька рахунків, виберіть рахунки й натисніть Створити акт. Акт сам друкує номер і дату договору. Акти з’являються у списку поруч із рахунками, а кожен рахунок показує, який акт його охоплює.