Счета и оплаты

Создайте счёт, отправьте его, и как только вы отметите оплату, она попадёт в доход. Ничего не нужно вводить заново.

🧾 Ваши счета с первого взгляда

Откройте Счета. Вверху три плитки показывают главное: что Просрочено, что К оплате в ближайшие 30 дней и ваше Среднее время до оплаты. Ниже вкладки фильтруют список: Неоплаченные, Черновики, Просроченные и Все счета. Можно также искать по номеру счёта.

Счёт всегда в одном из состояний: Черновик, Не отправлен, Отправлен, Оплачен, Оплачен частично, Просрочен или Аннулирован. Просрочку и частичную оплату SoloBook определяет сам, так что вам не нужно следить за ними вручную.

✍️ Создайте счёт

Нажмите Выставить счёт и заполните:

Клиент: выберите или добавьте нового через + Новый клиент, не уходя со страницы.
Дата счёта и Срок оплаты: по получении или на выбранную дату.
Позиции: описание, количество и цена. Если вы сохранили привычные услуги в Услуги, SoloBook подсказывает их по мере ввода, так что ставка вводится один раз, а не каждый месяц.
Скидка: нет, процент или фиксированная сумма.
Название налога и Ставка налога, %, если в вашем счёте показан налог. Вы вводите то, что относится к вам. SoloBook этого не решает. См. Чего SoloBook не делает.
Заголовок и Подзаголовок, Заметки и условия, Нижний колонтитул: они начинаются со значений по умолчанию из Настройки → Счета (см. «Сделайте счета «своими»» ниже), и для этого счёта их можно поменять.
Номер заказа (P.O./S.O.) и Договор, если вы ими пользуетесь.

Промежуточная сумма, которую вы видите при вводе, предварительная. Итоги считает сервер SoloBook при сохранении, поэтому цифры в счёте всегда те же, что используют ваши книги.

💱 Счёт в другой валюте

Выберите валюту счёта. Если это не основная валюта вашего бизнеса, нужен курс. Нажмите Подставить курс, чтобы заполнить его по данным Банка Канады на дату счёта. Если курса нет, SoloBook точно говорит, что ему нужно.

В Настройки → Валюты можно выбрать валюты, которыми вы пользуетесь чаще всего. Они показываются первыми в списке и оцениваются в Обзоре.

📤 Отправьте и получите оплату

В счёте можно:

Редактировать его;
Отправить по email;
Скачать PDF;
Отметить оплату: укажите сумму, способ (банковский платёж, наличные, чек, карта или другое) и дату;
Аннулировать или Удалить его.

Частичные оплаты — нормально. Отметьте то, что получили, и счёт станет Оплачен частично, пока не придёт остальное.

Каждая отмеченная оплата автоматически попадает в доход. Когда то же поступление позже приходит в банковском импорте, SoloBook показывает его как Уже учтено и считает один раз.

🎨 Сделайте счета «своими»

Откройте Настройки → Счета. Всё, что определяет внешний вид счетов и то, с чего начинается новый счёт, собрано на одном экране. Рядом живое Превью показывает настоящий PDF, нарисованный с теми настройками, что сейчас на экране: что видите вы, то получит и ваш клиент. Пока вы не нажмёте Сохранить, ничего не запоминается, а Отменить возвращает сохранённые значения. На телефоне превью открывается кнопкой Показать превью, рядом Скачать PDF сохраняет показанный счёт.

Внешний вид

Логотип: нажмите Загрузить логотип и выберите картинку PNG или JPEG до 1 МБ. Позже её можно Заменить или Удалить. Снимите галочку Показывать логотип в счетах, чтобы оставить файл, но не показывать его.
Фирменный цвет: выберите один из кружков или введите любой hex-цвет, например #3F51B5. SoloBook сам выбирает белый или тёмный текст на цветных частях, так что надпись читается при любом цвете.
Шаблон: Contemporary (цветная шапка таблицы и серая полоса за суммой к оплате), Modern (цветная полоса сверху и карточка с суммой к оплате) или Classic (шапка по центру и таблица в рамке). Во всех трёх те же сведения.
Показывать «Made with SoloBook» внизу счёта: небольшая строка внизу страницы. По умолчанию выключено.

Значения для новых счетов

С этого начинается каждый новый счёт. Любое из значений можно поменять в самом счёте.

Срок оплаты: при получении или 7, 14, 15, 30, 45, 60, 90 дней. В счёте будет стоять получившаяся дата оплаты.
Заголовок, Подзаголовок (печатается под заголовком, например номер GST/HST), Заметки и условия и Футер.

Колонки таблицы

Переименуйте колонку готовым вариантом (Items, Products или Services; Quantity или Hours; Price или Rate) или нажмите Своё… и введите название до 24 символов. Выключите Показывать, чтобы скрыть колонку Quantity, Price или Amount. Колонка с позицией есть всегда.

Адрес и контакты на этом экране не вводятся. Укажите их один раз в Настройки → Бизнес → Контактные данные (адрес, телефон, e-mail и сайт), и они напечатаются в шапке счёта.

Что полезно знать:

Внешний вид (логотип, цвет и шаблон) применяется ко всем счетам сразу, в том числе уже отправленным: откройте или скачайте такой счёт снова, и он будет в новом оформлении.
Слова (заголовок, подзаголовок, заметки, футер и названия колонок) копируются в счёт, когда вы его создаёте. Если позже поменять значения по умолчанию, уже созданные счета не изменятся.
Адрес и контакты следуют вашим настройкам, пока счёт остаётся черновиком или не отправлен, а после отправки остаются такими, какими были.
Менять эти настройки может только владелец бизнеса. Бухгалтер и наблюдатель их видят.
Ссылка, которую открывает ваш клиент, тоже показывает логотип и цвет. Акты сохраняют свой макет и этим не затрагиваются.
Длинный счёт продолжается на следующих страницах, и шапка таблицы повторяется на каждой.

👥 Клиенты, договоры и услуги

Клиенты: название, контакты, адрес и, если хотите, налоговый номер с указанием вида. Клиента, которому вы больше не выставляете счета, можно убрать в архив.
Договоры: соглашение с клиентом: номер, дата подписания, валюта по умолчанию и условия оплаты. Счёт может на него ссылаться.
Услуги: то, за что вы выставляете счета, и цена по умолчанию.

Все три раздела находятся в меню в группе Справочники.

📑 Акты

Если вашим клиентам нужен акт — документ, который закрывает один или несколько счетов, выберите счета и нажмите Создать акт. Акт сам подставит номер и дату договора. Акты показываются в списке рядом со счетами, а у каждого счёта видно, каким актом он закрыт.