Factures et paiements

Créez une facture, envoyez-la, et dès que vous enregistrez le paiement, il arrive dans vos revenus. Sans rien ressaisir.

🧾 Vos factures d’un coup d’œil

Ouvrez Invoices. En haut, trois tuiles montrent l’essentiel : ce qui est Overdue, ce qui est Due within next 30 days et votre Average time to get paid. Dessous, des onglets filtrent la liste : Unpaid, Draft, Overdue et All invoices. Vous pouvez aussi chercher par numéro de facture.

Une facture est toujours dans l’un de ces états : Draft, Unsent, Sent, Paid, Partially paid, Overdue ou Void. Le retard et le paiement partiel sont calculés pour vous : vous n’avez jamais à les suivre à la main.

✍️ Créer une facture

Appuyez sur Create an invoice et remplissez :

Customer : choisissez-en un, ou ajoutez-en un nouveau avec + New customer sans quitter la page.
Invoice date et Payment due : à la réception, ou à une date de votre choix.
Items : description, quantité et prix. Si vous avez enregistré vos services habituels dans Services, SoloBook les suggère pendant que vous tapez : un tarif se saisit une fois, pas chaque mois.
Discount : aucun, un pourcentage ou un montant fixe.
Tax name et Tax rate, si votre facture affiche une taxe. Vous saisissez ce qui s’applique à vous. SoloBook ne le décide pas. Voir Ce que SoloBook ne fait pas.
Title et Subheading, Notes / Terms et Footer : ils partent de vos valeurs par défaut dans Settings → Invoices (voir « Donnez à vos factures votre style » ci-dessous), et vous pouvez les modifier pour cette facture.
Un P.O./S.O. number et un Contract, si vous en utilisez.

Le sous-total que vous voyez pendant la saisie est provisoire. Les totaux sont calculés par le serveur de SoloBook à l’enregistrement : les chiffres de votre facture sont donc toujours ceux que vos livres utilisent.

💱 Facturer dans une autre devise

Choisissez la devise de la facture. Si ce n’est pas la devise de votre entreprise, un taux de change est requis. Appuyez sur Fetch rate pour le remplir avec le taux de la Banque du Canada à la date de la facture. S’il manque, SoloBook vous dit exactement ce qu’il lui faut.

Dans Settings → Currencies, vous choisissez les devises que vous utilisez le plus. Elles apparaissent en premier dans la liste et sont évaluées sur le Dashboard.

📤 Envoyer, puis être payé

Sur une facture, vous pouvez :

la Edit (modifier) ;
la Send (envoyer) par courriel ;
Download PDF ;
Record payment : saisissez le montant, le mode (virement bancaire, comptant, chèque, carte ou autre) et la date ;
la Void (annuler) ou la Delete (supprimer).

Les paiements partiels sont acceptés. Enregistrez ce que vous avez reçu, et la facture devient Partially paid jusqu’à l’arrivée du reste.

Chaque paiement enregistré est automatiquement porté à vos revenus. Quand le même dépôt apparaît plus tard dans un import bancaire, SoloBook l’affiche comme Already recorded et ne le compte qu’une fois.

🎨 Donnez à vos factures votre style

Ouvrez Settings → Invoices. Tout ce qui décide de l’apparence de vos factures, et de ce par quoi commence une nouvelle facture, se trouve sur cet écran. À côté, un Preview en direct montre le vrai PDF, dessiné avec les réglages tels qu’ils sont à l’écran : ce que vous voyez est ce que reçoit votre client. Rien n’est conservé tant que vous n’appuyez pas sur Save, et Cancel remet les valeurs enregistrées. Sur un téléphone, appuyez sur Show preview pour ouvrir l’aperçu ; Download PDF à côté enregistre la facture affichée.

Appearance

Logo : appuyez sur Upload logo et choisissez une image PNG ou JPEG de 1 Mo au plus. Vous pourrez ensuite la Replace ou la Remove. Décochez Show the logo on invoices pour garder le fichier sans l’afficher.
Brand colour : choisissez une pastille ou saisissez n’importe quelle couleur hexadécimale, par exemple #3F51B5. SoloBook choisit un texte blanc ou foncé sur les zones colorées, de sorte que le texte reste lisible quelle que soit la couleur.
Template : Contemporary (un en-tête de tableau coloré et une bande grise derrière le montant dû), Modern (une bande colorée en haut de page et une carte pour le montant dû) ou Classic (un en-tête centré et un tableau encadré). Les trois montrent les mêmes informations.
Show “Made with SoloBook” at the bottom of invoices : une petite ligne au bas de la page. Désactivée par défaut.

Invoice defaults

Chaque nouvelle facture part de ces valeurs. Vous pouvez en changer n’importe laquelle sur la facture elle-même.

Payment terms : à la réception, ou 7, 14, 15, 30, 45, 60 ou 90 jours. La facture affiche la date d’échéance qui en résulte.
Title, Subheading (imprimé sous le titre, par exemple un numéro de TPS/TVH), Notes / terms et Footer.

Table columns

Renommez une colonne avec un choix prêt à l’emploi (Items, Products ou Services ; Quantity ou Hours ; Price ou Rate) ou appuyez sur Custom… et saisissez un nom de 24 caractères au plus. Désactivez Show pour masquer la colonne Quantity, Price ou Amount. La colonne de l’article est toujours présente.

Votre adresse et vos coordonnées ne se saisissent pas sur cet écran. Ajoutez-les une fois dans Settings → Business → Contact details (adresse, téléphone, courriel et site web) : elles sont imprimées dans l’en-tête de la facture.

Quelques points utiles :

L’apparence (logo, couleur et modèle) s’applique à toutes vos factures d’un coup, y compris celles déjà envoyées : ouvrez-en une ou téléchargez-la de nouveau, et elle porte la nouvelle apparence.
Les mots (titre, sous-titre, notes, pied de page et noms de colonnes) sont copiés sur une facture à sa création. Modifier plus tard les valeurs par défaut ne réécrit pas les factures déjà créées.
Votre adresse et vos coordonnées suivent vos réglages tant qu’une facture est un brouillon ou n’est pas envoyée, puis restent telles quelles une fois la facture envoyée.
Seul le propriétaire de l’entreprise peut modifier ces réglages. Les comptables et les lecteurs peuvent les voir.
Le lien que votre client ouvre affiche aussi votre logo et votre couleur. Les actes gardent leur propre mise en page et ne sont pas touchés.
Une longue facture continue sur d’autres pages, et l’en-tête du tableau est répété sur chacune.

👥 Clients, contrats et services

Customers : nom, coordonnées, adresse et, si vous le voulez, un numéro fiscal avec son type. Vous pouvez retirer un client que vous ne facturez plus.
Contracts : l’entente avec un client, avec un numéro, une date de signature, une devise par défaut et des conditions de paiement. Une facture peut y faire référence.
Services : ce que vous facturez, avec un prix par défaut.

Ces trois sections se trouvent dans le menu, sous Reference.

📑 Actes

Si vos clients ont besoin d’un acte (Act), un document qui couvre une ou plusieurs factures, sélectionnez les factures et appuyez sur Create act. L’acte imprime pour vous le numéro et la date du contrat. Les actes apparaissent dans la liste à côté des factures, et chaque facture indique quel acte la couvre.