SOLOBOOK

Privacy Policy · Politique de confidentialité

English

Last updated 22 September 2026

SoloBook is a bookkeeping service for Canadian self-employed people and small businesses, operated by SoloBook Inc. This policy covers this website (solobook.ca), the SoloBook application (app.solobook.ca) and the waitlist. It explains what personal information we collect, why, who processes it, how long we keep it, and what you can ask us to do with it.

Who is responsible

Our privacy officer is Serhii Vladimirov, Founder. Every question or request about your information goes to support@itcoder.ca.

What we collect

  • Account details. When you sign in with Google we receive your name, email address, profile picture and language. We never see or store a password.
  • Your books. What you enter or import: businesses, customers, contracts, invoices, income and expenses, categories, and the bank statements you upload.
  • Bank data through Plaid, if you choose to connect an account. Account name and type, the last digits of the account number, and transactions. We never receive your online-banking username or password.
  • Support chat. The messages you type into the assistant, with your IP address shortened so it no longer identifies your device.
  • Waitlist. The name and email address you typed into the form.
  • Security data. Your IP address, browser type and sign-in times, kept to protect your account.

There is no advertising tracker or third-party analytics on this site or in the app.

Why we use it

To run the service you signed up for: keeping your books, categorising transactions, preparing invoices and reports, answering your questions, keeping your account secure, and telling waitlist members when SoloBook opens. We do not sell your information, use it for advertising, or use your financial records to train AI models.

Consent

Signing up for the waitlist, signing in to the application, and connecting a bank account are each your consent to the use described here for that purpose. You can withdraw consent at any time by disconnecting a bank account, closing your account, or writing to us; the service may then no longer be able to do what relied on it.

Connecting a bank account with Plaid

SoloBook uses Plaid Inc. to import transactions from your financial institution, and only when you ask it to. By connecting an account you grant SoloBook and Plaid the right, power and authority to act on your behalf to access and transmit your personal and financial information from that institution, and you agree to that information being transferred, stored and processed by Plaid in accordance with the Plaid End User Privacy Policy. You can disconnect an account at any time; SoloBook then stops receiving data from it.

Who else processes it

Only providers that help us run the service, and only the information each one needs:

  • Google — sign-in, and our own mailbox, which receives your emails to us.
  • Mailgun — delivers the emails SoloBook sends you.
  • Plaid — connects the bank accounts you choose to connect.
  • Groq — generates the assistant's replies to your chat messages.
  • Vercel — hosts this website.

Our database and application run on servers we operate ourselves. Some of these providers store or process information outside Canada, mainly in the United States, where it is subject to the laws of that country.

How long we keep it

  • Your account and your books: while your account is open. When you close it, we delete them within 30 days. Before closing, you can export your records — the CRA may require you to keep them for six years, and that obligation stays with you.
  • Bank data from Plaid: for as long as the account is connected and your account is open.
  • Support chat messages: 90 days.
  • Waitlist entries: until you ask us to remove them, or until the waitlist closes and everyone on it has been contacted.

Deleted information also disappears from our backups as those backups expire.

How we protect it

Every connection is encrypted with HTTPS. Access to our systems is limited to the people who run SoloBook and is protected by multi-factor authentication. Each business's records are kept apart from every other's. Databases are backed up daily to a separate machine.

Your rights

You can ask to see the personal information we hold about you, to correct it, to receive a copy in a common format, or to have it deleted, and you can withdraw your consent. Email support@itcoder.ca; you do not need to give a reason. We answer within 30 days.

If you are not satisfied with our answer, you can complain to the Office of the Privacy Commissioner of Canada or, if you live in Quebec, the Commission d'accès à l'information du Québec.

If something goes wrong

If a breach of your information creates a real risk of significant harm to you, we will tell you and the Privacy Commissioner as soon as we can.

Changes to this policy

When we change this policy we update the date above. If a change affects how we use information we already hold, we will email you before it takes effect.

Questions

Write to support@itcoder.ca.

Français

Mise à jour le 22 septembre 2026

SoloBook est un service de tenue de livres pour les travailleurs autonomes et les petites entreprises au Canada, exploité par SoloBook Inc. Cette politique vise ce site (solobook.ca), l'application SoloBook (app.solobook.ca) et la liste d'attente. Elle explique quels renseignements personnels nous recueillons, pourquoi, qui les traite, combien de temps nous les conservons et ce que vous pouvez nous demander à leur sujet.

Responsable

Notre responsable de la protection des renseignements personnels est Serhii Vladimirov, fondateur. Toute question ou demande est à adresser à support@itcoder.ca.

Ce que nous recueillons

  • Compte. Lorsque vous vous connectez avec Google, nous recevons votre nom, votre adresse courriel, votre photo de profil et votre langue. Nous ne voyons ni ne conservons aucun mot de passe.
  • Vos livres. Ce que vous saisissez ou importez : entreprises, clients, contrats, factures, revenus et dépenses, catégories, ainsi que les relevés bancaires téléversés.
  • Données bancaires par Plaid, si vous choisissez de relier un compte. Nom et type du compte, derniers chiffres du numéro de compte, et transactions. Nous ne recevons jamais vos identifiants de services bancaires en ligne.
  • Clavardage d'aide. Les messages envoyés à l'assistant, avec une adresse IP tronquée qui ne permet plus d'identifier votre appareil.
  • Liste d'attente. Le nom et l'adresse courriel saisis dans le formulaire.
  • Sécurité. Adresse IP, type de navigateur et heures de connexion, conservés pour protéger votre compte.

Ni ce site ni l'application ne contiennent de traceur publicitaire ou d'outil d'analyse tiers.

Pourquoi nous les utilisons

Pour fournir le service auquel vous vous êtes inscrit : tenir vos livres, classer les transactions, préparer factures et rapports, répondre à vos questions, sécuriser votre compte et prévenir les personnes inscrites à la liste d'attente de l'ouverture. Nous ne vendons pas vos renseignements, ne les utilisons pas à des fins publicitaires et n'utilisons pas vos dossiers financiers pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle.

Consentement

L'inscription à la liste d'attente, la connexion à l'application et la liaison d'un compte bancaire valent chacune consentement à l'usage décrit ici pour cette fin. Vous pouvez retirer ce consentement à tout moment en déliant un compte bancaire, en fermant votre compte ou en nous écrivant; le service pourrait alors ne plus offrir ce qui en dépendait.

Liaison d'un compte bancaire avec Plaid

SoloBook fait appel à Plaid Inc. pour importer les transactions de votre institution financière, uniquement à votre demande. En reliant un compte, vous accordez à SoloBook et à Plaid le droit, le pouvoir et l'autorisation d'agir en votre nom pour accéder à vos renseignements personnels et financiers auprès de cette institution et les transmettre, et vous acceptez que Plaid les transfère, les conserve et les traite conformément à la politique suivante : Plaid End User Privacy Policy. Vous pouvez délier un compte à tout moment; SoloBook cesse alors d'en recevoir des données.

Qui d'autre les traite

Seulement les fournisseurs qui nous aident à offrir le service, et seulement les renseignements dont chacun a besoin :

  • Google — connexion, ainsi que notre boîte de réception, qui reçoit vos courriels.
  • Mailgun — livraison des courriels que SoloBook vous envoie.
  • Plaid — liaison des comptes bancaires que vous choisissez de relier.
  • Groq — rédaction des réponses de l'assistant à vos messages.
  • Vercel — hébergement de ce site.

Notre base de données et notre application fonctionnent sur des serveurs que nous exploitons nous-mêmes. Certains de ces fournisseurs conservent ou traitent des renseignements hors du Canada, principalement aux États-Unis, où ils sont soumis aux lois de ce pays.

Durée de conservation

  • Votre compte et vos livres : tant que votre compte est ouvert. À sa fermeture, nous les supprimons dans un délai de 30 jours. Avant de fermer votre compte, vous pouvez exporter vos dossiers — l'ARC peut exiger que vous les conserviez six ans, et cette obligation vous revient.
  • Données bancaires de Plaid : tant que le compte est relié et que votre compte est ouvert.
  • Messages du clavardage d'aide : 90 jours.
  • Liste d'attente : jusqu'à ce que vous demandiez le retrait, ou jusqu'à la fermeture de la liste et le contact de toutes les personnes inscrites.

Les renseignements supprimés disparaissent aussi de nos sauvegardes à mesure qu'elles expirent.

Protection

Toutes les connexions sont chiffrées en HTTPS. L'accès à nos systèmes est réservé aux personnes qui exploitent SoloBook et protégé par une authentification multifacteur. Les dossiers de chaque entreprise sont séparés de ceux des autres. Les bases de données sont sauvegardées chaque jour sur une machine distincte.

Vos droits

Vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, à les faire corriger, à en recevoir une copie dans un format courant ou à les faire supprimer, et vous pouvez retirer votre consentement. Écrivez à support@itcoder.ca; aucune justification n'est requise. Nous répondons dans un délai de 30 jours.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou, au Québec, de la Commission d'accès à l'information du Québec.

En cas d'incident

Si une atteinte à vos renseignements présente un risque réel de préjudice grave, nous vous en informerons, ainsi que le Commissariat, dès que possible.

Modifications

Lorsque nous modifions cette politique, nous mettons à jour la date ci-dessus. Si une modification touche l'usage de renseignements que nous détenons déjà, nous vous écrirons avant son entrée en vigueur.

Questions

Écrivez à support@itcoder.ca.